西東京市公共施設予約管理システム
空き状況確認・利用申請・ログイン・予約や抽選申し込み
＜参考資料＞
利用者操作マニュアル利用者オンライン申請の注意点
公共施設予約管理システムリニューアルに伴う運用の変更について
抽選に参加する方はお読み下さい
お支払いのご案内
施設のご利用方法のご案内です。
「西東京市公共施設予約管理システム」使用者登録方法
西東京市公共施設予約管理システムについて
オンラインで利用者申請できますのでページ上部の「利用者画面」ボタンから利用登録を選んでお手続き下さい。
また、窓口での利用登録をご希望の場合は次の書類をご提出またはご提示下さい。
個人登録
- 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書
- 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書別紙
- 本人であることが確認できるもの（運転免許証、マイナンバーカードなど）を本人による提示
- 中学生以下が登録する場合は、保護者が登録申請してください。
団体登録
- 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書
- 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書別紙
- 代表者と担当者の所属確認できるもの（団体名簿、名刺など）を提示。代表者が担当者を兼ねる場合は代表者のみ。
- 本人であることが確認できるもの（運転免許証、マイナンバーカードなど）を本人による提示
- 登録名簿（図書館,コール田無以外の他施設の登録を同時に申請する場合のみ必要。その他市内団体登録や障害団体登録を行う際の参考様式としてご活用ください。）
- 団体の構成員が中学生以下のみでの団体登録はできません。
その他
障害のある方が登録する場合は、以下の書類をご提示ください。
- 個人登録：障害者手帳を本人による提示
- 団体登録：団体の構成員の半数以上の障害者手帳（コピー可）と団体名簿を提示のみ
社会福祉法人の方は、以下書類をご提出ください。
- 社会福祉法人であることが証明できるもの（施設案内パンフレットなど）
登録届書などは、担当窓口で受け取るか、以下よりダウンロードしてください。
1つの団体での複数登録や虚偽の申請はおやめください。
登録内容に変更が生じた場合は、その都度担当窓口へ届け出てください。
担当窓口
タクトホームこもれびGRAFAREホール（保谷こもれびホール）1階管理事務室（西東京市中町一丁目5番1号）
受付は、休館日を除く午前9時から午後10時まで
休館日は、5、8、11、2月の第2月曜日及び年末年始（12月29日から翌年1月3日まで）
郵送での受付はできません。
様式
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書
西東京市公共施設予約管理システム利用規約
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書（別紙）
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書（別紙）
団体登録名簿
団体登録名簿
申し込み方法
オンラインで予約申し込みできますのでページ上部の「利用者画面」ボタンからご希望施設の空き状況を確認してお手続き下さい。
また、窓口でもご予約を受け付けています。
※オンラインでのお申し込みには、使用者登録時に発行する「利用者ID」と「パスワード」が必要になります。また、お申込みから１週間以内に、本予約の手続きをお願いします。
※期間内に本予約のお手続きがない場合、お申し込みは自動的にキャンセルになる場合があります。。
申し込み受付期間
| 施設名 | 申請者が市民の場合 | 申請者が市民以外の場合 |
|---|---|---|
| メインホール／小ホール | 使用日の12ケ月前の日が属する月の初日から使用日の2週間前まで。 | 使用日の12ケ月前の日が属する月の25日から使用日の2週間前まで。 |
| 楽屋 | 使用日の12ケ月前の日が属する月の9日から使用日まで。 | 使用日の12ケ月前の日が属する月の25日から使用日まで。 |
| リハーサル室／音楽練習室／会議室 | 使用日の3ケ月前の日が属する月の初日から使用日の当日まで。 ただしメインホールまたは小ホールに付随して使用するときは、楽屋の受付と同様。 |
使用日の3ケ月前の日が属する月の16日から使用日の当日まで。 ただしメインホールまたは小ホールに付随して使用するときは、楽屋の受付と同様。 |
- 展示コーナー、AVルーム等の利用については電話、窓口にてお問い合わせください。
- 申し込み受付開始日に来られても、タクトホームこもれびGRAFAREホール、西東京市関連のイベントまたは事業の関係で1年以上前から予約が確保されている日もございます。ご了承ください（メールでのご返答はできません）。
西東京市民の方の施設申込開始日の受付方法について
現地抽選会は終了しました。
ページ上部の「利用者画面」ボタンからオンラインで抽選のお申込みによりご参加下さい。
[オンライン抽選注意事項]
- 当選した施設は、マイページにて当選確定手続きをした後、施設料金のお支払等の本予約手続きを忘れずに行って下さい。期間内に手続きをしないと当選が無効になります。
- 抽選に参加できるのは、「西東京市公共施設予約管理システム」に「市内登録」された方のみです。
- 抽選に参加するには、タクトホームこもれびGRAFAREホールの利用登録がある「利用者ID」と「パスワード」が必要になります。
施設の使用区分
| 使用区分 | 使用時間 |
|---|---|
| 午前 | 9:00～12:00（3時間） |
| 午後 | 13:00～17:00（4時間） |
| 夜間 | 18:00～22:00（4時間） |
| 全日 | 9:00～22:00（13時間） |
※使用時間には準備から後片づけまでのすべての時間を含みますのでご注意ください。
連続使用期間
| 施設名 | 連続使用可能期間 |
|---|---|
| メインホール | 6日間 |
| 小ホール | 6日間 |
| 夜間 | 6日間 |
| 楽屋 | 6日間 |
| リハーサル室 | 6日間 |
| 音楽練習室 | 4日間 |
| 会議室 | 3日間 |
使用料
別表をご覧ください
施設利用料金
使用料の納入
使用の許可を受けた後に、指定された期日までに納入してください。
施設使用料の還付
すでに納入された施設使用料は原則として還付しません。
ただし、市長が相当の理由があると認めるときの還付率については下記の表の通りです。
| 申請取下げ書の提出日 | メインホール・小ホール使用の場合 | メインホール・小ホール以外の場合 |
|---|---|---|
| 6ヵ月前まで | 100% | – |
| 3ヶ月前まで | 50% | – |
| 1ヶ月前まで | 30% | 100% |
| 2週間前まで | – | 50% |
| 1週間前まで | – | 20% |
なお、使用者の責めに帰さない理由により、使用ができなくなったときは、100％還付します。
使用内容の変更
同一使用日内での使用施設や使用時間区分、入場料金の最高額等については、許可を受けた使用内容の変更ができる場合があります。なお、変更内容によっては、使用料を追加徴収するか、一部を還付します。
※その他、詳しくは電話（042-421-1919）、窓口にてお問い合わせください。
